Häromdagen skrev Siri Wikander om varför medarbetare cc:ar in sin chef på mejl. Inspirerad av det och eftersom mejlen nog är mitt viktigaste arbetsverktyg så satte jag mig och gick igenom hur jag använt mejlen hittills under 2011.

Jag har två huvudsakliga mejlkonton, ett i Outlook och ett på gMail. Det ena är lite mer jobbrelaterat och det andra är lite mer privat – men egentligen blandas det samman väldigt mycket. En skillnad är att de flesta aviseringar från sociala nätverk hamnar på gMail. Detta är förstås också kommunikation, men svar och ytterligare dialog sker i en annan kanal. Både Outlook och gMail är spamfria, i det fåtal fall spam kommer igenom filtret så har jag tagit bort det manuellt.

Mottagna mejl

Hittills i år har jag tagit emot totalt 24.408 mejl, det vill säga ett snitt på 99,6 mejl per vardag. Av den totala mängden så är 11.965 i Outlook och 12.443 i gMail. (Snittet är beräknat på antal vardagar, även om det givetvis också kommer mejl på helger.)

Skickade mejl

Den här kalkylen har jag bara gjort på Outlook, där det är lättare att få fram siffror. I Outlook har jag hittills i år skickat 7.970 mejl. Det innebär att av den totala mängden mejl (19.935) så är 40% skickade mejl. Jag tar alltså emot rätt mycket mer än jag skickar, även om jag förväntat mig att andelen skulle vara ännu lägre.

Mejl där jag är cc:ad (”kopia”)

Bland de mejl jag fått i Outlook har jag varit mottagare av kopia (cc) på 675 mejl, det vill säga 6 procent. Den siffran är lägre än vad jag trott. Däremot är det väldigt många mejl där jag är en av flera mottagare.

Variation över tid

Det är väldigt liten variation över tid, vilket förvånar mig lite. När jag väljer ut en vecka från fyra olika månader (februari, maj, september, december) i Outlook så blir snittet på de fyra veckorna nästan exakt detsamma som snittet för hela året. Otroligt att det är så jämt!

Avsändare

De tre vanligaste avsändarna i Outlook står för hela 4.550 mottagna mejl. Det utgör 38% av alla mejl mottagna i Outlook.

Slutsatser

Att så mycket som 38% av mejlen i Outlook kommer från tre avsändare var oväntat mycket. En slutsats skulle kunna vara ha jag borde ha fler återkommande möten med dessa personer. Men när jag tar stickprover på dessa mejl så är det mesta sånt som faktiskt passar rätt bra i mejlform: avstämningspunkter, uppföljning och korta frågor. Jag tror inte att möten hade förändrat det. Däremot är det en hel del mejl som skulle kunna klassificeras som skickade ”för kännedom”. Här ställer jag mig frågan hur jag kan förtydliga med dessa personer vad jag behöver få kännedom om och inte.

Vad gäller mejl där jag var kopierad som avsändare (cc) så trodde jag det skulle vara fler. Konstaterar att jag trots allt svarat på rätt många av dessa mejl (uppskattar det till 25%). Så det är egentligen två frågor jag ställer mig: de cc-mejl jag svarat på, borde jag istället varit direkt mottagare? Och de jag inte svarat på, hade jag klarat mig lika bra utan att få dem alls?

Överlag så är väldigt många mejl av karaktären ”uppföljning/rapport”, till exempel där jag eller någon annan skriver ”hur har det gått med x?” eller ”så här ligger vi till just nu”. De är intressanta, men det är en kategori som jag vill jobba med att minska. Jag tror att det handlar mycket om att jag ska bli tydligare med ansvarsfördelning/delegering och att vi på företaget ska bli snabbare på att genomföra saker (innan någon behöver skicka ett ”hur har det gått”-mejl).

och Mycket är också av karaktären ”söker vägledning”, alltså när jag eller någon annan mejlat en fråga för att få vägledning i hur man ska agera. Exempel är ”hur tycker du att vi går vidare?”, ”hur ska vi göra med detta?”, ”vad säger du om nedanstående?”, ”detta har hänt… hur gör vi nu?”. Det är inget fel att söka stöd från andra, men när det sker väldigt mycket kan det nog tyda på osäkerhet i ansvarsfördelning/delegering. Även den här kategorin tror jag alltså kan minska genom tydligare ansvarsfördelning/delegering.

Alltså, inför 2012:

  • Vad behöver jag få för kännedom eller i rapportsyfte?
  • Hur kan jag förtydliga ansvarsfördelning/delegering så fler frågor blir lösta direkt utan att passera flera mejlsteg?

(Bild av: Beck Tench)

Jag vill påskynda utvecklingen mot ett mer flexibelt, öppet och dynamiskt arbetsliv. Jag är entreprenör, föreläsare och digital affärsrådgivare. Från att ha jobbat i stora organisationer som PwC, Socialstyrelsen och Försvarsmakten, driver jag nu ett litet team där kultur och samhörighet byggs med digitala verktyg. Utan kontor och med spridning över fyra kontinenter samarbetar vi helt online. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.
  • Siri Wikander

    Ambitiöst! E-mail är ju som du säger ett av de mest använda verktygen vi har men vi reflekterar ganska lite på hur och till vad vi använder det. Ditt resultat är ju i sig ett bra underlag för diskussion. Skulle vara kul att höra vad dina medarbetare säger om resultatet och föreslår för lösningar innan du lägger fram dina förslag på förändringar. Att en viss typ av mejlande tyder på osäkerhet och otydlighet tror jag är helt rätt!

    • Jag lägger frågan på vårt intranät, kanske kommer någon input därifrån… däremot är det så många större projekt på gång just nu att jag inte ska belasta organisationen mer än så just nu 😉

      En sak till jag kom att tänka på är att man kan göra en analys även kring vilka personer man mejlar minst med. Alltså om det finns två personer som jag har en likvärdig arbetsrelation till men som jag mejlar olika mycket med.

  • Kasewa Dc

    Intressant! Blir genast nyfiken på att ta reda på ett Sverige snitt..? Förmodligen ambitiöst men kul att kunna använda siffrorna i min utbilning i personlig effektivitet. Mail är det stora ämnet som deltagarna kan prata om hur länge som helst. 

    • Det finns en avhandling från Olle Bällter på KTH som handlar om hur man använder e-post. Den har några år på nacken nu, men mycket är ändå relevant. En sak som jag brukar tillämpa är detta: Många som har en överfylld inkorg tar sig ann den ”nerifrån” alltså från det äldsta mejlet. Istället ska man göra tvärtom: börja från det nyaste. Se http://www.csc.kth.se/~balter/thesis.pdf. 

      Vad är det för frågor deltagarna brukar ta upp kring mejl på kurserna? 

  • Vilken bra idé, men själv har jag inte kvar alla mejl från året… Jag försöker kasta det som inte behöver sparas, även om jag har mycket kvar…

    Ska spara och sprida din idé till andra. Jag tror det kan vara en otroligt nyttig övning för många.

    • Hehe… själv har jag nån sorts spar-mani. Har kvar ända sen slutet på 90-talet, om jag ägnar några veckor åt att gräva i arkiv 😉

  • Fredrik

    Tack för en intressant artikel! Läs gärna vår artikel som visar att hur ofta man läser mailen påverkar i stor utsträckning hur mycket tid mailen tar i anspråk.
    http://pepyourself.com/2013/10/24/fa-styr-pa-din-inkorg-oka-effektivitet-och-personlig-effektivitet/