Jag trimmar alltid vidare på mig själv och söker sätt att förbättra min personliga produktivitet och effektivitet. Några av min sötrsta inspirationskällor har varit David Allens “Getting Things Done”, John G. Millers “The Questions behind the Question” och Pomodorotekniken. I år testar jag ett gäng nya produktivitetshack.

 

Mobilfritt 22-10

Ok, det första och sista jag gör på dagen är väldigt ofta samma sak: Kolla telefonen. Och det finns egentligen ingen vettig anledning till det.

”The single biggest mistake most of us make is in how we start the day. Do you immediately roll over and start checking email on your phone? Bad idea, according to Stanford psychologist Emma Seppälä, author of The Happiness Track.” HBR

Den här åtgärden handlar om att inte låta mig distraheras av onödiga uppdateringar. Det finns ingen anledning att jag ska kolla mejlen, LinkedIn och ibland nån ytterligare kanal innan jag gör nånting annat på dagen.

Det här går hand i hand med en åtgärd jag jobbade en hel del med förra året men nu ska ta vidare ett steg till:

I Manage My World First

Jag kommer inte ihåg vad det här kommer ifrån men principen är viktig: Vi har ofta en tendens att kolla mejl och se vad andra vill oss, innan vi tar tag i vad vi faktiskt själva har som prioriteringar. Även om det är fin tanke i att svara andra så fort som möjligt (vilket vi i många fall ändå inte gör, även om vi läser vad de skrivit), så är det viktigt att se att vissa prioriteringar vi själva har faktiskt ska gå före. Alltså:

  • Gör det jobb du har att göra
  • Kolla om du fått det du behöver från andra och i annat fall påminn dem
  • Kolla vad andra vill dig

Deep Work Days onsdag till torsdag

Buffer är ett företag jag följer mycket noga. En otrolig källa till inspiration. Jag beundrar det mesta av vad de gör. Och nästa produktivitetshack för 2017 har jag snott från dem. Buffers utvecklingsteam har börjat med Deep Work Wednesdays. Det handlar om att avviga en dag i veckan då man gör sig mindre tillgänglig för andra, svarar mindre på mejl, häger mindre på Slack (intern kommunikationslösning) och undviker möten.

Jag kommer att prova med två Deep Work Days: Onsdagar och torsdagar. Eftersom jag hämtar barn och är på aktiviteter måndag och tisdag, så passar det bra. Min tilltänkta uppdelnig av dagar blir så här:

  • Måndagar: Jobbar hemifrån med mestadels karriärsamtal, uppföljning och samtal internt inom företaget
  • Tisdagar: Mötesdag
  • Onsdag: Deep Work Day
  • Torsdagar: Deep Work Day
  • Fredagar: Mötesdag

Det är inget absolut fast i det här. Är det en viktig kund som bara kan ses onsdag så kommer jag ta det mötet.

Kortare möten och mer buffert-tid

Korta ner möten. Jag la sjukt mycket mer tid på möten när jag var anställd och på nåt sätt känns det som att ju större och äldre organisation, desto fler möten. Nu – i ett mycket mindre bolag och framför allt med distribuerat arbetssätt – är det mycket mindre möten. Men Jag tror fortfarande att jag kan göra dem effektivare.

  • Vem som helst kan boka möte med mig. Man bokar en timme. Men från och med nu kommer jag hålla tiden till 45 minuter, helst 30.
  • Efter ett möte lägger jag in lite bufferttid för att hinna sammanfatta och bestämma nästa åtgärder.
  • Interna möten, framförallt när det gäller utvecklingsarbete, bör vara fler och kortare.
  • Jag ska bli bättre på att avsluta möten om lösare idéer och möjliga nya affärskoncept som ligger för långt ifrån vad vi gör

Döda tabs / Stopp för context-switching

Tabbar i webbläsaren är en av de bästa uppfinningarna sen osthyveln. Men det är lätt att att bli en Tab Junkie. Jag har för vana att ha flera (vi pratar MÅNGA) flikar öppna. Och istället för att göra det jobb jag har framför mig i en av flikarna, hoppar jag till en annan.

Det här är egentligen bara en del av ett större mönster, men tabbarna är ett väldigt tydligt exempel. Så fort det uppstår lite motstånd i en sak, växlar jag väldigt snabbt över till en annan flik och ser vad som finns där. Jag sätter mig in i vad nästa flik eller uppgift handlar om, istället för att tänka efter själv och lösa problem eller dra slutsatser där jag befinner mig.

Det blir en extremt onödig context-switching. Och jag tappar tid varje gång jag växlar.

Ett annat exempel på meningslös context switching är när jag öppnar ett dokument och medan det laddas hoppar jag över till något annat. En märklig otålighet. Jag hoppar till något annatn istället för att vänta de 10 sekunder det tar att öppna ett dokument och passa på att fundera på vad jag ska skriva i det. Jag måste lära mig att vänta helt enkelt.

Så: Färre tabbar, färre saker på samma gång.

Sova mer

Ja, går ner till att jobba cirka 130%. Och lägga insparade 30% på att sova och vara med familjen.

Jag vill påskynda utvecklingen mot ett mer flexibelt, öppet och dynamiskt arbetsliv. Jag är entreprenör, föreläsare och digital affärsrådgivare. Från att ha jobbat i stora organisationer som PwC, Socialstyrelsen och Försvarsmakten, driver jag nu ett litet team där kultur och samhörighet byggs med digitala verktyg. Utan kontor och med spridning över fyra kontinenter samarbetar vi helt online. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.
  • Andreas Röyem

    Om man bara kunde fixa 48 timmar på ett dygn så skulle så mycket saker lösa sig =)

    • Mmm, vore trevligt. Framförallt om inte alla andra kunde göra samma sak.