Den här veckan gjordes två stora steg framåt i vår lean-resa. Dels blev det bättre struktur på gemensamt skrivbordsmateriel där varje verktyg märkts upp och fått en egen plats. Dels kom förslagen i gästinlägget nedan.
Det känns som en väldigt stark början på 5s, som är ett centralt verktyg inom Lean. 5s handlar om att (1) Sortera så att det som används ofta finns framme och material som inte används tas bort. (2) Systematisera så att allt ligger på rätt plats. (3) Städa regelbundet – om det är lite stökigt blir det lätt mer stökigt. (4) Standardisera rutinerna så de saker som ska göras görs regelbundet. Ha till exempel checklistor med vad som behöver göras i olika delar av kontoret. (5) Se till att allt fungerar, förbättra checklistorna dag för dag.
GÄSTINLÄGG AV ANNE VON PERNER: Syftena med förslaget är att skapa ordning och struktur och göra det enklare för oss alla att arbeta. Samt visa utåt mot våra klienter att vi är att räkna med; vi är kompetenta, skickliga och noggranna i vårt arbete.
Förslag från Affärsjuridiska gruppen
-
Första steget i 5s: Bättre struktur bland gemensamt skrivbordsmateriel Kontoret delas in i olika ansvarsområden där en anställd ansvarar för strukturen på/inom just det området. Dvs du som ansvarar väljer enväldigt hur strukturen där/organisationen skall se ut. (Behövs inköp eller om det rör större förändringar måste detta bollas med ledning först).
- Namnskylt med ditt namn sätts upp så att anställda kan se vem som ansvarar för detta område och vända sig dit med förslag till förbättringar. Dessutom kan klienter se dessa namnskyltar och ser att här är ett företag som har struktur, ordning och har tänkt till.
Alla hjälps åt att hålla rent och snyggt inom alla områden. Exempel på områden:
- Entrén – idéer finns kanske att göra entrén trevligare? Hylla med information? Markering av ytterdörr (många måste fråga var utgången finns). Skall vi ha ett högre bord med kontokortsapparat? (Äldre har tex jobbigt då de skall böja sig ned för att kunna använda denna).
- Väntrum – struktur för att förbättra ordningen. Behövs hylla för visitkort som står där tex? Hur håller vi bättre ordning på tidningar?
- Konferensrum – ser ibland lite stökiga ut. Vad bör finnas för organisation/struktur för att säkerställa att handlingar, vistkort etc. fylls på. Pennor saknas ofta. Hur göra? Skall konferensrummen ha olika teman? Japanrummet med de japanska tavlorna?
Affärsjuridiska Gruppen
Genom Anne von Perner och Emma Åström