Nu kommer nästa del av Christian Dahlströms intervjuer om Juristjourens införande av Lean.

Hej Erik Fors-Andrée, VD på Juristjouren. Senast vi talades vid hade ni involverat hela personalen i projektet under en heldagsworkshop. Vad har hänt sedan dess?

Vi har haft ett personalmöte där vi följde upp den här workshopen. Jag ställde frågor om vad folk tyckte. Vad som varit var bra och mindre bra. Överlag var det väldigt positivt, framförallt var övningarna vi gjorde i coachande förhållningssätt väldigt uppskattade.

En sak vi pratade en del om var vikten av att Lean inte bara handlar om att komma med idéer och förslag. Det är otroligt viktigt att man också genomför idéerna och att man gör det med en gemensam metod. Vi gick helt enkelt igenom en lista med tidigare förslag och åtgärder som inte har blivit genomförda. Förslag både från de senaste veckorna men även från över ett år tillbaka. Poängen är att med hjälp av Lean ska vi inte bara komma på fler sådana här idéer och lägga på någons bord. Vi ska se till att de genomförs och vi ska ha en gemensam metod så att det sker samordnat.

Kom det upp några synpunkter att ta med inför det fortsatta arbetet?
Det kom upp en hel del synpunkter och tankar för framtiden. En synpunkt var att många av exemplen som användes under workshopen var från produktionsindustri. Man skulle gärna ha mer exempel från tjänstesektor eller framförallt juridisk verksamhet. Det var intressant. Sedan hade man synpunkter på att vi inte riktigt hann med processkartläggning på workshopen. Man hade förväntningar på att vi skulle komma in mer på det. Det var dessutom många som frågade kring hur vi ska gå vidare, mer specifikt. Vad är nästa steg? Det fanns också en viss oro om att det här skulle innebära väldigt mycket mötestid utan att det händer så mycket.

Vad kom ni överens om när ni pratade om processkartläggningen?
Vi kom överens om att vi skulle tillsätta ett antal personer som förbereder nästa steg. Vi kallade det för vår Lean-grupp, men det är en lite konstig benämning eftersom alla ju jobbar med Lean. Hursomhelst, några personer som ses för att diskutera sig fram till nästa steg och föreslå det på nästa personalmöte. Fyra personer utöver mig själv blev utnämnda: Johannes, Malin, Marielle och Anna-Karin. Lean-gruppen ska arbeta med att komma fram med förslag på hur vi ska jobba vidare, väldigt enkelt uttryckt. Det där är en liten utmaning, vi vet inte exakt vad den här Lean-gruppen ska komma fram till och hur de ska jobba. Det är en liten förtrupp kan man väl säga, som förbereder arbetet för de andra för att spara tid. Vi har bara hunnit ha ett möte i Lean-gruppen än så länge.

Vad kom ni fram till på det mötet?
Det vi kom fram till var grovt sett ett upplägg för hur vi ska gå vidare med kartläggningen. Vi kom fram till att vi behöver kartlägga processerna på tre olika nivåer. Dels på en 10.000-metersnivå, för att förstå hur företaget ser ut ur ett fågelperspektiv. Något som alla passar in i. Vi behöver också se hur det ser ut från en 5.000-metersnivå, det vill säga på gruppnivå. Hur jobbar olika grupper och hur skiljer sig arbetssättet mellan grupperna? Slutligen behöver vi se hur det fungerar på individnivå. Är det så att enskilda individer har egna arbetssätt som inte stämmer överens med gruppernas? Utöver det behöver vi se var och en av nivåerna på tre olika sätt. Hur det ser ut idag, hur vi skulle vilja att det såg ut och hur vi genomför det. Så det blev en modell med nio rutor.

Diskuterade ni något annat?
En av de viktigaste sakerna vi diskuterade handlade om att hitta en balans i arbetstakten. Att inte gå för snabbt framåt, då blir det inte bra gjort. Samtidigt får man inte gå för långsamt framåt så att den energi som finns försvinner. Vissa personer är ju extremt handlingsinriktade, de vill i princip börja med förändringsarbetet imorgon. Men enligt Lean och även för vissa andra personer är det viktigt att göra en genomgående analys och verkligen förstå sig på verksamheten innan man börjar med förändringen. Man måste hitta en balans. Går man för långsamt fram kommer de här förändringsmänniskorna tröttna och börja förändra själva. Då har vi missat att göra det gemensamt. Om vi istället går för snabbt fram så blir det inte välgjort och vi trimmar på fel saker och får förmodligen göra om stora delar. Det var det återkommande draget i hela diskussionen.

Hur går ni vidare nu?
Vi ska ta upp det som Lean-gruppen kommit fram till på nästa personalmöte och gå igenom den här modellen med de nio olika fälten. Vi har också ett förslag på en uppgift som alla ska ta med sig och göra till mötet därefter. Uppgiften går ut på att ta den första av de här rutorna, 10.000-metersnivån, och kartlägga den. Att var och en av de tre arbetsgrupperna kartlägger sin syn på företaget. Det är där vi är nu.

Jag vill påskynda utvecklingen mot ett mer flexibelt, öppet och dynamiskt arbetsliv. Jag är entreprenör, föreläsare och digital affärsrådgivare. Från att ha jobbat i stora organisationer som PwC, Socialstyrelsen och Försvarsmakten, driver jag nu ett litet team där kultur och samhörighet byggs med digitala verktyg. Utan kontor och med spridning över fyra kontinenter samarbetar vi helt online. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.