ERIK: Hej och välkommen till Jobbet & Livet, podden där vi pratar om jobbliv och hur du får ett så bra jobbliv som möjligt. I dag så ska vi prata om hur du jobbar på distans, och framför allt hur du kan ha effektiva, bra möten på distans. Erik Fors-Andrée heter jag. Jag driver ett bolag som heter Go Monday. Vi hjälper människor vidare i jobblivet. Och jag sitter här tillsammans med Andreas Utterström.
ANDREAS: Goddag. Som är egenföretagare, och är väldigt glad över att ha en arbetsdag som generellt har väldigt lite möten. Men när det gäller just videomöten. Ni har ungefär 20 medarbetare som sitter utspridda. Hur brukar du göra för att de här ska bli effektiva, och inte en sån här destruktiv tidstjuv?
ERIK: Nej, men jag skulle säga att en grund är att ha en bra stämning, och en bra kultur och gruppdynamik. Och det sätts inte bara genom mötet, utan att ha en grund i att människor faktiskt i någon mån trivs tillsammans, och att det fungerar i gruppen. Utan den grunden så blir mötena mycket, mycket svårare att genomföra.
ANDREAS: Mm, men har du tydliga mötesregler? Till exempel: ”Här är agendan. Alla måste ha läst den innan. Innan får ha mobil påslagen. Kör man video måste alla ha kameran påslagen.” Alltså, så att alla vet precis vad som gäller inför mötet?
ERIK: Det beror lite på vad det är för sorts möte. Jag tror att ska man jobba 100 procent på distans, så är det viktigt att se att olika möten har olika förutsättningar.
ANDREAS: Oj, nu blir jag direkt orolig. Det där låter som latin för att vi inte har någon agenda, och vi inte vet vad vi ska prata om. Direkt fick jag ont i magen nu, när du sa så där.
ERIK: Det finns olika typer av möten. Ett beslutsmöte, eller ett informationsmöte, eller ett diskussionsmöte. Eller om du tar ett mer kreativt brainstorming-möte, eller strategiskt möte. Så har alla lite olika fokus, och det är bra att veta vad mötet har för syfte. Men för vissa av de här syftena, så kan det vara en fördel att inte ha en alldeles för uppstyrd agenda, tror jag.
ANDREAS: Precis. Men ett avstämningsmöte, då kanske man går laget runt, alla berättar hur långt man har kommit, och så där. Men om det nu är ett, det du kallar för kreativt möte, som också skulle kunna kallas för ett strategiskt möte kanske. Där blir det lite krångligare tänker jag. Hur löser man det i ett videomöte?
ERIK: Ja, men jag skulle säga att om man tänker möten på distans, och hur vi ska lyckas med möten på distans, så tror jag att det är de mötena som man ska fokusera mest på att lösa, för de är kniviga. Och det har att göra med att kreativitet och långsiktighet, eller strategiska frågor över huvud taget är ganska svåra. Det är dessutom så att det tekniska stödet för den typen av möten, faktiskt fortfarande är rätt begränsat. Det finns verktyg där man tillsammans kan sitta och brainstorma, skapa mind maps. Det finns till och med verktyg där man kan sitta och flytta digitala post it-lappar tillsammans, till exempel. Men de är ärligt talat fortfarande långt ifrån den fysiska upplevelsen.
ANDREAS: Så hur löser du det där, då? Kör du Trello, som är en slags digital post it-lappssystem, och Google Hangsout parallellt, eller hur löser du en sån situation rent praktiskt?
ERIK: Absolut. För oss så blir det ofta en blandning av olika typer av verktyg. Just när det kommer till de mer kreativa eller strategiska frågorna så testar vi ofta nya verktyg. Det blir nästan lite kreativitet i sig, att se: ”Hur gör man i det här verktyget nu? Hur ska man få det att fungera?” Nu den här veckan har vi testat något som heter Miro, till exempel, som kan rekommenderas. Inte från perspektivet att det är världens bästa verktyg, men det är intressant hur de har försökt att lösa mind mapping, till exempel, att tillsammans brainstorma om en och samma fråga.
ANDREAS: Mm, det finns ett annat problem också när det är videomöten. Det är att vissa är blyga och tar inte för sig riktigt. Hur försöker du lösa det i video?
ERIK: Ja, har du alla på video, så är det lättare att se att det är någon som aldrig har kommit till tals. I ett fysiskt möte, så behöver du som mötesledare eller som chef, faktiskt fördela ordet lite grann. Du behöver hålla koll på om det är någon som är lite för tyst, och kanske har någonting att säga, men inte riktigt gör det. Och du behöver ibland begränsa någon som pratar alldeles för mycket. Det behöver du förstås göra i det digitala sammanhanget, också. Alltså, i ett distanssammanhang så är folk i en mer flexibel miljö ofta. Så jag kan tycka att, man kanske inte ska vara allt för strikt. Man måste sitta sina regler, förstås, men jag tycker att många möten jag är med i, där det är många personer, så är det väl helt okej att någon plötsligt går iväg en stund. För att man förstår att det kanske finns barn i bakgrunden, eller det kanske ringer på dörren, eller vad det nu kan handla om.
ANDREAS: Det finns intressant statistik här tycker jag, som gäller möten i stort. Att en tredjedel av arbetstiden, så mycket tid lägger svenska tjänsteman på möten, enligt analysföretaget 3S. Och det stora problemet då är att, många möten saknar både syfte och mål, och det gör att det lätt blir slöseri med tid, helt enkelt. Hur tänker du där?
ERIK: Det är klart att det är så. När jag tidigare själv har jobbat i stora organisationer, både i offentligt sektor och privat näringsliv, så har jag definitivt upplevt det där, att det läggs oerhört mycket tid på möten. Jag tror att det är viktigt att se att det, för oss i Sverige också, är en del i vår företagskultur. Så jag tycker inte att man ska avfärda det för hårt. Jag tror att det finns ett kulturellt syfte, så att säga, med att vi möts mycket. Men jag vill bara ta upp en annan grej som jag tänker på det här, och det för mig tillbaka till tidigare där när du reagerade på att alla möten kanske inte ska ha ett syfte. Alltså, om du tänker dig det fysiska sammanhanget, när man sitter och jobbar bredvid varandra, så är det väldigt vanligt och för det mesta extremt effektivt att snabbt kunna stämma av någonting med någon. Du går in till kollegan i rummet bredvid och tar upp en fråga som du just nu sitter och brottas med. Det är också en typ av möte, och det är klart att du inte har definierat exakt syftet med det, utan du bara gick förbi. Det behöver man också skapa utrymme för, så att det inte bara blir de här stora, strukturerade mötena där alla ska vara med när man jobbar på distans, utan också hitta de snabba, korta avstämningarna. Antingen one-on-one, eller kanske tre personer, eller de som nu berörs av en fråga, och som kanske inte är planerade, utan man ringer bara upp ett videosamtal.
ANDREAS: Nu snackar vi korta saker, helt enkelt?
ERIK: Ja, för det mesta blir de korta. Ibland fastnar man väl i såna diskussioner också.
ANDREAS: Men Erik, om man har några som sitter tillsammans på huvudkontoret, och sen ett gäng andra medarbetare som inte gör det. Ska de som sitter på huvudkontoret sitta framför varsin skärm, eller framför samma skärm? Vilket är bäst?
ERIK: Jag tror att det är viktigt att var och en sitter framför en skärm.
ANDREAS: Varsin skärm?
ERIK: Varsin skärm, ja. Alltså, man kanske lätt känner att: ”Ja, men vi är här tillsammans, vi kan väl sitta bakom samma skärm.” Men jag tror att det finns något viktigt i att se att alla ska ha samma förutsättningar. Det är någonting i själva gruppdynamiken, att var och en har sin skärm, sin kamera. Var och en har samma möjlighet att synas. Det blir väldigt lätt fokus på en person, om flera sitter bakom samma skärm.
ANDREAS: Om vi ska sammanfatta då, vad skulle du säga är dina bästa tips för att ha ett lyckat möte på video?
ERIK: Jag skulle säga att det första är att fundera på syftet, och varför har vi ett möte. Vad är det vi ska komma fram till? Med det också sagt, att alla möten som jag var inne på kanske inte måste ha ett exakt definierat syfte, men man bör åtminstone ha ställt sig frågan. Kopplat till det så finns också behovet av att komma ihåg att en del möten är korta, snabba avstämningar, som inte behöver vara så planerade, utan tänk motsvarigheten till att du bara går in till kollegan i rummet bredvid och har en kort avstämning. Sen har vi också pratat om gruppdynamiken, och vikten av att i ett distansmöte precis som i vilket möte som helst egentligen, fördela ordet, ha lite koll på vem som har pratat mest, och såna saker. Och sen har vi pratat om regler, att bestämma sig tillsammans, för hur man vill ha sina möten. Vilka tider är det som gäller, hur viktigt är det att stänga av sin mobiltelefon under möte eller inte stänga av sin mobiltelefon, och så vidare. Och det sista är att tänka på förutsättningarna kring mötet, att försöka få till stånd att alla har ungefär likvärdiga förutsättningar. Till exempel att alla sitter bakom varsin skärm, och att inte några stycken delar på en skärm och en kamera.Det var allt för i dag, vi hörs igen nästa vecka. Fram till dess går det jättebra att gå in på LinkedIn. Connecta med mig på LinkedIn, ställ frågor och delta i diskussionen. Vi hörs.
