Introduktion till Lean för alla anställda

Lästid: Cirka 5 minuter

Nu kommer nästa del av Christian Dahlströms intervjuer om Juristjourens införande av Lean.

Hej Erik Fors-Andrée, VD på Juristjouren. Under andra steget i Lean-projektet har hela personalen involverats. Hur har det gått till?

Vi har haft en workshop med alla som jobbar på Juristjouren. En heldag som vår Lean-coach Johan Lange höll i. Fokus var filosofin i Lean, framför allt no blame. No blame är en hörnpelare i Lean, det handlar kort sagt om att söka efter förbättringsmöjligheter istället för att söka efter syndabockar. Med en No blame-kultur vågar man alltid säga vad man tycker, vågar ta till sig av det andra säger och ser till vad man kan göra annorlunda istället för att försvara sig eller leta fel hos andra. För att nå dit krävs ett visst mått av förståelse för hur vi fungerar som människor. Och en hel del självkännedom.

Hur gick ni tillväga för att ta upp de här frågorna?

Vi gjorde bland annat två övningar, som jag tror att de flesta tyckte var givande. Dels en form av personlighetstest som handlar om inlärningsstil, hur man tar till sig ny information och bemöter information från omvärlden. Man fyllde i frågor och påståenden och fick en profil på sig själv, enligt vilken man är en av fyra personlighetstyper. Prövare, idédrivare, förklarare eller sammanställare. Prövare är en person som lätt prövar nya saker och testar hur dem fungerar. Idédrivare är någon som kommer med idéer men som kanske inte är den som först testar dem själv. Förklarare kallas den som snarare förklarar varför en idé fungerar eller inte fungerar. Sammanställare är en som ser mönster och sammanställer eller balanserar det som de andra personerna säger.

Vilken personlighetstyp var vanligast?

Sammanställare var minst vanligt. Jag tror att det var någorlunda jämnt fördelat mellan prövare och förklarare.

Vilken var du själv?

Jag var sammanställare. Det var väl minst idégivare och flest prövare skulle jag tro.

Vad kan man dra för slutsatser av det?

En intressant sak är att man kunde tro att det bland jurister var fler förklarare. Att man är analytisk och försöker gå till botten med saker. Men det är kanske en fördom om jurister, det är inte alltid så att man behöver vara förklarare bara för att man är jurist. Jurister är mycket mer prövare än man tror.

Du sa att ni gjort två test, vad gick det andra ut på?

Just det! Det andra var snarare en övning i coachande förhållningssätt. Vi satt i grupper om fyra-fem personer. En person hade ett problem som den ville ha hjälp med att lösa från de andra. En av de andra personerna var coach. Genom att ställa frågor och aldrig själv riktigt ge något svar, skulle man få personen med problem att komma fram till sin egen lösning. Det var också en väldigt givande övning som det pratats om en hel del i efterhand. Intressant var att det redan under den övningen kom upp problem som man skulle behöva jobba med. En riktigt, riktigt bra övning.

Dök det upp någon frågeställning under workshopen som var särskilt intressant?

Ja, vi pratade mycket om att alla ska vara med och driva förändringsarbetet. Då ställdes frågan om vilka befogenheter den enskilde har att göra förändringar. Det går inte att ge något exakt svar på, för det måste vi arbeta fram gemensamt. En grundprincip är att man ensam kan påverka det som bara berör en själv. Men i det ögonblick någon annan berörs måste man ta upp det gemensamt, i grupp eller i hela företaget. I praktiken är det väldigt många saker som alla berörs av. Att börja jobba på ett nytt sätt innebär oftast att någon annan också får anpassa sig, vilket kan skapa svårigheter för den personen. Det gemensamma arbetssättet är helt fundamentalt för att Lean ska fungera.

Man får göra enskilda förändringar så länge de bara påverkar en själv, andra förändringar som man tycker är till nytta för företaget får man ta upp i grupp?

Ja. Att säga något mer exakt än så är helt enkelt för tidigt. Men vi har börjat komma fram till hur de här arbetsgrupperna ska se ut till exempel. Alla Lean-frågor kan inte ske i helgrupp med trettio personer, det måste finnas små grupper.

När vi pratade om ledningsgruppen sa du att de var avvaktande men ändå positiva till den här förändringen. Upplever du samma reaktion från resten av personalen?

Om jag sa att ledningsgruppen var försiktigt avvaktande så skulle jag väl säga att resten av personalen var försiktigt skeptiska (skratt). Nej, men det är klart att man frågar sig vart det ska leda. Exempelvis då frågan om vilken befogenhet det faktiskt innebär. ”Jaja, det är fina ord, men vad innebär det i praktiken för mig?” har man nog frågat sig. Det är naturligt att det blir så. Det är också en av utmaningarna med Lean. Återigen, eftersom det handlar om att hitta gemensamma arbetssätt blir det väldigt svårt när man ska införa det. I en förändringsprocess vill folk ha konkreta besked. De vill veta exakt hur de ska jobba. Och jag vet ju inte det, det måste vi komma fram till tillsammans. Då undrar man hur vi ska komma fram till det. Svaret är ännu en gång att det måste vi också komma fram till tillsammans. Man får arbeta sig fram i ett sicksackmönster där man vet mer och mer och arbetssättet blir tydligare och tydligare.

Exakt hur de praktiska förändringarna kommer se ut är alltså omöjligt att säga just nu?

Precis, det kommer ge med sig steg för steg. Vilket ju också bitvis hör till en annan utmaning som vi såg under den här fasen, att man är orolig för att det ska bli väldigt mycket mötestid som inte leder så långt. Men det är också en direkt konsekvens av Lean. Man måste ta sig tiden att sitta tillsammans och arbeta fram arbetssätten gemensamt. Samtidigt får det naturligtvis inte ta för mycket tid, då blir det ju ingen effektivisering. Många som jobbar med Lean upplever ju tvärtom att behovet av mötestid minskar – jag tror vi når dig också när vi kommit längre.

Lean förknippas ibland med nedskärningar, hur ser du på det?

Jag tycker att Lean överhuvudtaget som begrepp känns lite fel, som att det blir väldigt smalt och slimmat. Det blir lite negativa konnotationer i det hela. Det handlar ju inte alls om det. Det handlar inte om att jobba mer utan att jobba smartare, få ut mer värde av den tid man faktiskt jobbar. Hjälpa fler kunder. Att vi utnyttjar alla kompetenser i högre utsträckning eftersom fler är med i förändringsarbetet. Det handlar verkligen inte på något sätt om nedskärningar, man kan säga så här till och med: För oss är Lean ett av de viktigaste sätten att kunna fortsätta vår expansion. Det är motsatsen till nedskärningar, helt klart.

“För oss är Lean ett av de viktigaste sätten att kunna fortsätta vår expansion. Det är motsatsen till nedskärningar.”

Efter introduktionen i Lean, vad är nästa steg?

Vi har sagt att vi ska följa upp detta på nästa personalmöte nästa vecka. Vi har också en fast hållpunkt inbokad, en till workshop den 22 oktober.

De som läste det här ⬆ gillade också de här ⬇

Hittade inga inlägg.

Publicerat av Erik Fors-Andrée

Entreprenör, talare, utforskare, tänkare, upplevelse-junkie. Grundare gomonday.se. Boredom hurts my brain. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.

Dela med en vän eller kollega