– Möteseffektivitet.

”Det är svårt att få effektiva möten. Sex till sju personer samtidigt är redan en relativt stor grupp.”

Olika förväntningar.
Fundera på: Vad förväntar sig folk av mötena? Vill de berätta om vad de gjort och få bekräftelse? Eller behöver de hjälp? Folk har huvudsakligen två sätt att se på möten:
– En del vill arbeta, det vill säga spåna, kreera, skissa, skapa, skriva etc.
– Andra vill bara stämma av, det vill säga få bekräftelse och nya uppgifter

Skapa en styrplattform.
Ha ”ledningsmöten” utanför de gruppgemensamma mötena. Det är förberedelser för att få samstämmighet kring vilka frågor som behöver föras upp. Diskutera vad vi behöver göra, var befinner vi oss… stämma av, få en uppfattning om vi hur vi ligger till: ”Vad är viktigast just nu? Finns det några problem? Är vi i fas?”

En av de viktigaste aspekterna i ledarrollen är att vara en hjälpare i gruppen. Ledaren bör ha koll på om gruppen är på rätt väg, går tillräckligt snabbt fram, har tillräcklig kvalitet etc.

Undvika att mötet ”söker sig fram” på egen hand.
För att undvika att fastna i idéer och lösningar som ligger folk varmt om hjärtat, men som inte ska behandlas, är det vitkigt att behålla fokus. Ett tips vara att inleda varje möte med att rita upp en tidslinje där det framgår var vi befinner oss och vad som ska göras just nu. Det är ett sätt att återföra helhetsperspektivet vid varje möte och det reducerar risken att fastna i detaljidéer.

Man kan också ställa sig frågan: hur mycket tid har vi att kreera? Har vi tid så är det ingen fara — och tid har vi om vi är klara med övriga punkter på dagordningen.

Dagordning.
Det är effektivare att strukturera vad som ska behandlas innan man behandlar det. Det är i grund och botten bara två saker som ska behandlas:
– De punkter som gruppledaren har förberett
– De punkter som gruppmedlemmarna behöver behandla

Förslag till dagordning för att få mötesstruktur:
1. Gå laget runt: Vad har gjorts och vad har inte gjorts?
2. Stäm av: Har vi koll? Håller vi tidsplanen?
3. Inventera: Vad behöver vi prata om (förberedda frågor och laget runt bland deltagarna)
4. Innehållsfrågor: Borde vi inte ta tag i detta också…?
5. Förberedda frågor att bolla tillbaka till gruppen: Behöver vi fördjupa oss i detta…?

(Källa: Samtal med Jan-Gunnar)

ERik