Just nu lägger jag en del tid på att skriva befattningsbeskrivningar, för att öka tydligheten internt. Jag tror att det gör arbetet effektivare internt genom att var och en vet vad de är ansvariga för och genom att man vet var man ska vända sig med olika frågor. Som nystartat företag är det naturligt att alla gör allt, men ju mer vi växer desto viktigare blir det dela ansvar, inte minst för att kunna fortsätta hålla samma takt. Dagens lunch med Andreas Ahrens kom som en frisk fläkt i tankarna kring detta! Här är ett gästinlägg om att abdikera istället föra att delegera ansvar.
GÄSTINLÄGG AV ANDREAS AHRENS: Realiteten för många ledare är ett ständigt delegerande. Varje del som ingår i arbetsuppgiften blir ofta beskriven och ansvaret lämnas tillfälligt över till en anställd. När uppgiften är avklarad förväntas en återrapportering ske och ofta behöver den anställde be om lov för att utföra delmål. Känns det igen? Resultatet blir oftast att ledaren blir en flaskhals i både utgående och inkommande kommunikation. Det blir ineffektivt och alla parter blir stressade. Och vem är det som äger frågan, ledaren eller medarbetaren?
Hur kan man då göra saker annorlunda? Först och främst måste man se till att det finns en väldigt tydlig vision. En vision ska utgå från kundbehoven och ska gå att applicera på faktiska beslut. Prosocyals vision är exempelvis ”Våra kunder ska fokusera på att besvara inlägg i sociala medier, vi ska hjälpa dem att hitta det som är prioriterat att svara på”. Det gör det tydligt för medarbetare precis vilka arbetsuppgifter som är viktiga. Allt som inte rör oss närmare visionen, är inte värt att lägga tid på. Det viktiga inkluderar aktiviteter som ger oss fler kunder efter som det ger oss de finansiella möjligheterna att nå visionen.
Det andra som behövs är starka värderingar som också går att applicera på vägval. En av våra värderingar är exempelvis ”Vi har inte tid att fatta perfekta beslut”. Med andra ord, ett beslut som är bra nog, räcker. Vi kan alltid ändra oss senare. Ju mindre tid vi lagt ner på att ta ställning, desto lättare är det att ändra sig senare utan att vara emotionellt fäst vid beslutet. Med den här värderingen undviker man mötesdöden. Man måste lita på andras omdöme och sin egen magkänsla snarare än en kommitté. Det kan vara en bra idé att para den här värderingen med en annan, nämligen att alltid implementera enklast möjliga lösning. Funkar det, kan man förfina efterhand. Funkar det inte, är det lättare att kasta något som ändå bara tog en dag eller två att sjösätta.
När dessa två komponenter är på plats, kan man börja aktivt abdikera arbetsuppgifter och roller. Man ger då en medarbetare fullt mandat för ett område och litar på att medarbetaren löser uppgiften. Det behövs ingen återrapportering för varje litet steg. Medarbetaren förväntas själv be om de resurser som behövs för att kunna lösa problemen som uppstår. När man får ett sådant ansvar, växer man som människa och medarbetare. Det finns inte längre någon ledare som har huvudansvaret och som man indirekt kan skylla på om det går fel, utan medarbetaren äger frågan. Det är både befriande och skrämmande för alla parter. Och gör man rätt så blir effekterna väldigt bra! Man kan mycket väl abdikera under en period och sen ta tillbaka ägandeskapet för området efter ett lyckat projekt.
Det krävs givetvis att den man abdikerar till är mogen att ta ansvaret, någon som uppskattar gesten och gör sitt allt för att göra ett riktigt bra jobb. Det höjer lojaliteten mot företaget och är toppen för moralen! Att man abdikerat en roll eller uppgift är inte en ursäkt att sluta bry sig om resultatet – man måste fortfarande titta till det då och då för att se hur det går. Men nu kommer vi in på helikopterledarskap…
Innan vi avslutar, visst är vår vision ett utmärkt exempel på våra värderingar? Den är långt ifrån perfekt, ganska snabbt ihopskriven och applicerad, men den är bra nog för att få jobbet gjort. Behöver vi ändra den (absolut!) i framtiden så kan vi göra det snabbt.
Andreas Ahrens är VD för Prosocyal. Han brinner för sociala medier och entreprenörskap – speciellt ledarskap i tillväxtbolag. Andreas bloggar på blogg.prosocyal.se och håller ofta seminarium runt hela Sverige.