Vi har sen starten haft ett distribuerat arbetssätt. När jag drog igång Cruited för snart fyra år sedan satt jag och jobbade på kaféer (hej Sorelle!) och ibland från en hotell-lobby. De allra första stegen togs tillsammans med utvecklare i Rumänien och Indien.

Vi är just nu sju personer. Men vi jobbar fortfarande utan kontor och från olika platser i världen. När det var som störst spridning var vi i Stockholm, Paris, Köpenhamn, Noida i närheten av New Dehli i Indien, i Wisconsin i USA och i Sydney i Australien. Fyra kontinenter. Fyra helt olika tidszoner.

Det distribuerade arbetssättet är en viktig del av vår kultur och för många även ett konkret skäl till varför man började jobba hos oss. Samtidigt innebär det förstås en del utmaningar, inte minst i att skapa sammanhållning och gemenskap.

”Var sitter ni då?”

Hur många är ni? Var sitter ni? Det är nog de två vanligaste frågorna när jag träffar nya människor på event, konferenser eller kundmöten. Frågorna ställs ofta lite i förbifarten, som en öppningsreplik eller som halvobligatoriskt småprat. Men vad händer när svaren inte är så givna? Vi har inte en exakt plats vi sitter på. De som är i Stockholm träffas ibland på Haymarket, ibland på Grand Central, ibland på HTL och ibland någon helt annanstans.

Och det är inte så exakt hur många vi är heller, det beror på hur man räknar. Två på heltid, två på halvtid, två på lite-mindre-än-halvtid, en på när-det-behövs-tid, en praktikant på heltid, en annan på när-det-behövs-tid, en som just nu tar en paus. Hur många blir det?

Distribuerat arbetssätt vs. co-working

Under vintern 2015/2016 var två av oss inhyrda på ett co-working-ställe (vilket är en lite hippare benämning på ett kontorshotell) i Gamla stan: Slottet – Slottsbacken 8. Vi hade flexplatser, så vi valde nya bord varje dag. Miljön var grym, människorna var härliga, vi hade tillgång till konferensrum och ja, det var skönt att ha en lite mer fast punkt att komma tillbaka till.

The Castle - Slottsbacken 8

I maj övergick den kollega jag satt med på co-working-stället tillfälligt till ett konsultuppdrag. Det fanns då ingen anledning att ha kvar våra platser på Slottet. Kanske kommer vi tillbaka, kanske hittar vi något annat. Men jag tror att det alltid kommer att förbli tillfälligt. För även om det fanns fördelar så tycker jag också att det medförde en rad frågor vi inte riktigt kunde svara på: Varför ska två av oss sitta tillsammans men inte de andra? Kan alla som jobbar med oss hyra in sig nånstans, på respektive ort? Hur mycket av den information som vi två utbyter mellan varann, går förlorad för de andra?

Distribuerat arbetssätt vs. Delat kontor

Under ungefär ett halvår (2015) fick vi möjlighet att sitta i ett rum hos det riktigt härliga gänget på Valtech. Dealen var i grunden enkel: Jag stöttade dem genom att handleda två av deras ux-designers i talangprogrammet. Och som en del i det satt vi hos dem och jobbade.

Det var en intensiv och härlig period hos Valtech, då vi också hade finansiering av Vinnova. Den största fördelen med en fast plats tycker jag är möjligheten att använda det fysiska rummet i arbetet: Sätta upp skisser på väggarna, ha gemensam brainstorming vid stora konferensbord, sätta upp postit-lappar här och var. Även om det finns digitala verktyg även för sånt (kolla till exempel Mural) så är ändå det fysiska rummet fortfarande oslagbart på det området.

Kollegor vs. kända ansikten

Ungefär samtidigt som jag startade Cruited körde också Guerilla Office igång sina popup-kontor i Stockholm. Grundidén är enkel: Som entreprenör i tidig fas eller som egenföretagare saknar man ofta gemenskapen. Guerilla Office samordnar arbetsdagar där människor i liknande situation möts och arbetar tillsammans. Syftet är inte i första hand att nätverka, lyssna på någon presentation eller att jobba tillsammans med samma projekt. Syftet är bara att ha en arbetsdag att dela med andra. Att ha kända ansikten att komma tillbaka till.

 

Guerilla Office är ett utmärkt sätt att få en gemenskap trots att jobbar själv eller, som i mitt fall, har kollegor på andra orter. Under åren har jag också provat andra sätt att jobba på samma plats som andra, utan att nödvändigtvis jobba med dem. Det finns en mängd olika meetups som man helt förutsättningslöst kan komma till. Många har ett tema och är tänkta för att diskutera och fördjupa sig i ett ämne. Men det finns också en del som bara handlar om att jobba tillsammans, till exempel Stockholm Nightowls, Coffee + Laptops Stockholm och STHLM Lounge Hackers.

Fysiska vs. virtuella möten

Den stora fördelen med ett distribuerat arbetssätt är flexibiliteten. Möjligheten att jobba var man vill och i stor utsträckning även styra när man jobbar, är det som lockar våra medarbetare. Som granskare är din uppgift att läsa och ge råd om förbättring i kundens cv, personliga brev och LinkedIn-profil. Arbetet sker helt och hållet online, i vårt egna verktyg. För att göra jobbet behöver du en dator och en vettig internetuppkoppling. Våra medarbetare rör sig på olika platser. Christopher jobbade till exempel ett år med oss och under den tiden bodde han i Paris, flyttade sen till Köpenhamn och sen till Berlin. Och under tiden var han också på semester i andra länder. För det mesta visste jag inte var han befann sig när jag ringde honom.

När man möts virtuellt (får återkomma i ett annat inlägg och berätta om vilka verktyg vi använder) spelar den fysiska platsen ingen roll överhuvudtaget. Vid ett enda tillfälle har arbetet begränsats av platsen – det var när Ida reste i Kina och blockerades från flera av de tjänster vi använder.

Vi försöker också att ibland styra upp fysiska möten. Förra året hade vi julfest tillsammans och flög in de som inte var i Stockholm. Våra julfester är förstås också lite annorlunda – denna gång var det graffiti-vandring med Tobias Barenthin Lindblad.

Därför jobbar vi distribuerat

Det distribuerade arbetssättet är en del av vår kultur. Kanske skaffar vi nån gång ett kontor, men i dagsläget har jag svårt att se varför. Fördelarna överväger helt enkelt. Här är några av dem:

  • Total frihet för alla medarbetare att jobba var man vill och när man vill.
  • Vi lockar bra och sköna människor; människor som ser det som självklart att jobb inte ska vara en fast plats eller en fast tid.
  • Vi har minimala kostnader. I framtiden kanske vi lägger mer på fysiska träffar en eller några gånger per år, men det lär ändå bli billigare än att ha fasta kontorskostnader.
  • Tidszoner är dina vänner! Det är alltid någon vaken, vilket förstås gör det lättare att leverera dygnet runt.
  • Jag träffar både nya människor och gamla bekanta. En stor del av mitt nätverk de senaste åren kommer från helt oplanerade möten.
  • Vi behöver helt enkelt inget kontor, så varför ha det?

Jag vill påskynda utvecklingen mot ett mer flexibelt, öppet och dynamiskt arbetsliv. Jag är entreprenör, föreläsare och digital affärsrådgivare. Från att ha jobbat i stora organisationer som PwC, Socialstyrelsen och Försvarsmakten, driver jag nu ett litet team där kultur och samhörighet byggs med digitala verktyg. Utan kontor och med spridning över fyra kontinenter samarbetar vi helt online. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.
  • Andreas Röyem

    Så fort vi kommer på en ide eller om det är något vi vill kommentera så kan du göra det på direkten utan att behöva vänta att det ska passa mottagarna av ditt budskap. Då fångar man upp kreativiteten på ett alldeles unikt sätt. Det blir instinktivt att skriva och dela med sig av dina åsikter och kunskap på en gång istället för fika rums varianten då du har mer tid att tänka och gå igenom dina åsikter och är självkritisk mot dom och sorterar bort många idéer som skulle kunna vara hälsosamma för omgivningen att ta del av. Det blir ett konstant flöde av kreativitet återkoppling och samarbete blir mer naturligt. Du kan föra flera diskussioner samtidigt utan att förvirra eller förlora relevans. Om det kommer upp en situation och man behöver kritisera något så kan man skriva det i en öppen kanal och man kan hålla sig konkret, det blir inte lika personligt som att någon går fram till dig personligen och säger att DU har gjort fel. Eftersom vi har det tillvägagångssättet så blir kritiken inte personlig. Att kritiken inte uppfattas lika personlig gör ju att svaren på kritik inte är någon form av att försvara sig själv utan svaren blir konkreta lösningar.