Svar på frågor om ledningsgrupp och att sitta i ledningsgrupp

De flesta som besöker den här bloggen har hittat hit genom att göra en sökning. Många sökningar är formulerade som frågeställningar och i det här inlägget lyfter jag upp några av dem för att försöka ge mer direkta svar. Första inlägget fokuserar på frågor som handlar om ledningsgrupper och att sitta i ledningsgrupp.

Disclaimer: Jag har suttit i flera styrgrupper och styrelser men bara en ledningsgrupp. Å andra sidan har jag jobbat rätt intensivt i ett år med att bygga upp vår ledningsgrupp och har i samband med det även diskuterat ledningsgruppsarbete med många personer.

Vad är en ledningsgrupp? Vad menas med ledningsgrupp?

En ledningsgrupp är det högsta beslutande organet i en organisation eller i en del av en organisation.

I stora organisationer finns det ofta flera ledningsgrupper, till exempel en övergripande ledningsgrupp för hela organisationen och en ledningsgrupp för varje avdelning. Det vill säga om finns en chef som har chefer under sig som i sin tur har chefer under sig, så finns det troligen mer än en ledningsgrupp. Finns det flera chefer i två led så finns troligen bara en ledningsgrupp. Och finns det bara en chef så finns troligen ingen ledningsgrupp alls.
Ledningsgruppen är vanligen tillsatt av VD, men kan i vissa fall också vara beslutad i styrelsen. Det beror på styrelsens och VDs arbetsbeskrivning och ansvar.

Varför ska man ha en ledningsgrupp?

Ledningsgruppen är ett viktigt organ för att bereda frågor för beslut och/eller fatta beslut. Personer med olika kompetenser och från olika delar av verksamheten finns med, vilket gör att diskussionen blir bättre, problem och lösningar kommer upp till ytan och besluten blir bättre förankrade.

Vad har ledningsgruppen för ansvar?

För oss är det en väldigt viktig ledningsprincip att de beslut som fattas gäller. Det vill säga det som beslutas i ledningsgruppen är var och en ansvarig för att genomföra.
Ansvaret hos ledningsgruppen som sådan kan variera. Ibland ser man ledningsgruppen som ett beslutande organ och ibland ser man det som ett rådgivande organ. Jag tror inte på kollektivt ansvar – ansvar ska alltid falla tillbaka på person och inte på grupp. Ledningsgruppens beslut faller på mitt ansvar. Som vd är det jag som tar skulden för eventuellt ogenomtänkta beslut.

Punkter på ledningsmöte

Har ni inga punkter så ställ in mötet.

Ett undantag finns: Är ni mitt uppe i en förändring (till exempel ny organisation) så ha möte enligt de vanliga rutinerna oavsett om ni har något att ta upp eller inte. Ta upp den allmänna frågan om ”hur går det i förändringsarbetet, finns det några oklarheter, något vi behöver ta upp, stort som smått”. Det vanligaste fel man gör i förändringsprocesser är att man bryter de vanliga kommunikationsrutinerna för att man tycker att man har för mycket att göra eller inte vet vad man ska prata om.

Vad heter ledningsgrupp på engelska?

Olika begrepp används: Senior management, executive management, management team. Se gärna wikipedia om senior management.

Får man betalt för att sitta med i ledningsgruppen?

När man sitter i ledningsgruppen så är det normalt en del av ens vanliga arbete. Så särskilt arvode för att sitta i ledningsgruppen är nog ovanligt.

Hur ska jag ta upp en jobbig fråga i ledningsgruppen?

Bra fråga! Vissa frågor är alltid svåra att ta upp. Jag tror att man först och främst bör fundera på varför det är känsligt och för vem det är känsligt. En fråga är sällan känslig för alla, det är en eller några personer som det är känsligt för. Är det en personlig fråga som bara berör dessa personer bör det kanske inte tas upp i ledningsgruppen alls. Är det en fråga som ska tas i ledningsgruppen kan det vara klokt att förbereda genom att prata med andra inför mötet, antingen för att lösa det direkt eller för att få deras perspektiv inför mötet så man är bättre förberedd.

Ett generellt bra sätt att hantera situationer där andra människor inte har samma åsikt är att bejaka deras synpunkter. Gör en lista med för- och nackdelar. Kommer du fram till att din linje är bäst så blir det lättare att motivera när du kan visa att du tittat även på nackdelarna. Hänvisa till gemensamma målsättningar och var ärlig och rakt på sak.

Ska ledningsmöten protokollföras?

Bara om det behövs. På Juristjouren skriver vi mötesanteckningar från ledningsgruppen, det känns inte lika formellt och tungt som ”protokoll”. Det gör vi framförallt för att lägga upp på intranätet så alla kan ta del av vad vi pratat om (vi lägger även ut agendan för varje möte). Vi gör det också för att kunna se tillbaka på fattade beslut och hur vi resonerat i olika frågor. Generellt anser jag dock att det ligger på var och en att ansvara för sin del i fattade beslut – protokoll kan lika gärna minska som stödja individuellt ansvarstagande.

Ska vara med på ledningsgrupp

Kul! Om det är första gången rekommenderar jag att vara lyssnande och inkännande, men även delta aktivt i diskussioner. Här beskriver Johannes Marszalek hur han upplevde det att vara med på ledningsgruppsmöte hos oss.

Vad ska man tänka på i en ledningsgrupp?

Det är viktigt att bygga en stark ledningsgrupp med en stabil gemensam grund i mål och värderingar. Varför finns vi? Hur vill vi ha det? Hur vill vi att vi ska bete oss mot varandra? Och hur fattar vi beslut? När vi jobbade med detta i Juristjourens ledningsgrupp enades vi om sju ledningsprinciper och kom också överens om att avsluta varje ledningsmöte med att följa upp att vi följer våra principer.

Därutöver tror jag generella drag för att vara framgångsrik i en ledningsgrupp är att vara engagerad, lyssna aktivt och vara ansvarstagande. Dessutom tror jag en egenskap som är otroligt värdefull är att ha tålamod! Jag har en högst ovetenskaplig teori: Det tar i snitt sex månader innan det man säger får acceptans hos andra. Prova – kom med en idé idag så får du se att om ungefär ett halvår kommer andra att presentera den som om den vore deras egen, och då är det dags att genomföra den ;)

Vara med i ledningsgrupp?

Jag tolkar frågan som att du fått ett erbjudande att sitta i ledningsgruppen och överväger om du ska tacka ja eller inte. Då tycker jag att du ska fundera på varför du blivit erbjuden det och vad som ligger i rollen i er organisation. Har du redan en ledande position och andra i din position sitter i ledningsgruppen så är det väl ett naturligt erbjudande. Men ändå inte självklart att tacka ja – det tar tid och engagemang att sitta i ledningsgruppen, så väg det mot den tid du behöver lägga på din grupp eller enhet.

Har du blivit erbjuden att vara med i ledningsgruppen utan att du har en chefsposition bör du fundera på varför. Är det din expertkunskap som man vill knyta till sig? Är man i så fall också beredd att verkligen lyssna på den expertkunskapen eller vill man bara att du ska vara med för att det perspektivet ”måste” vara med, men utan att man tar det på allvar?

Hur bygga ledningsgrupp?

Stor och komplex fråga. Att utveckla en stark ledningsgrupp är en av de arbetsuppgifter jag såg som absolut viktigast när jag började som vd för snart ett år sen. Det är helt avgörande för vår framgång att vi har en stark ledningsgrupp som har gemensam syn på verksamheten, gemensamma värderingar och som förmår att stötta alla anställda.
Jag har lagt mycket tid på detta, dock inte bara i ledningsgruppen. Vi har varit på workshop med extern konsult och pratat om ledarskap och lean. Vi har gjort personlighetstest (SDI). Vi har haft en stor gemensam workshop under flera dagar, som jag hållit i. Jag har haft individuella samtal med var och en som ingår i ledningsgruppen, både i form av utvecklingssamtal med ett bestämt upplägg och i friare form. Vi har också jobbat mycket med ansvarsfördelning genom att kartlägga alla arbetsuppgifter i organisationen, sortera dem och fördela ansvaret enligt RACI. Jag har försökt att fokusera våra insatser på färre områden för att vi ska ”hinna ikapp” och få färre akuta punkter att behandla. Vi har gjort ledningsgruppens arbete mycket mer öppet, genom att skicka ut agenda och mötesanteckningar, låta dörren vara öppen vid möten och även bjuda in andra att vara med. Vi har pratat mycket om ansvarstagande och jag har även genomfört några ”övningar” i ansvarstagande.

Resultatet är att vi har färre och mycket effektivare möten, bättre stämning och fattar beslut som håller. Vi jobbar enligt sju ledningsprinciper.

Agila ledningsmöten

Wow, underbar fråga! Jag är för agila metoder i nästan alla sammanhang, men har faktiskt inte funderat på hur ledningsmöten kan vara mer agila. Jag får återkomma!

Paradox ledningsgrupp

Har inte upptäckt någon paradox, men vore intressant att veta vad som avsågs med den här sökningen.

Prata om person i ledningsgrupp?

Nej. Det tycker jag inte. Man ska prata med människor, men så långt det går undvika att prata om dem (framförallt när de själva inte är med). På ledningsgruppen fokuserar vi på beslut av gemensam karaktär. Det som rör en specifik person är en fråga mellan personen själv och dennes närmsta chef. Behöver chefen stöd i sitt beslut så finns en chef ovanför och stöd går förstås också att få från chefskollegor, men fortfarande i ganska generella ordalag istället för specifikt om personen tycker jag.

Professionell ledningsgrupp

Om man tar sitt ansvar i ledningsgruppen på allvar och respekterar att alla är där för att de har något att tillföra, så tror jag man slipper lekstugan och kan agera mer professionellt. Som chef: Markera om en diskussion går överstyr, någon person kommer i kläm eller någon inte är tillräckligt närvarande.

Ledningsmöten transparens

Vi har jobbat mycket med öppenhet. Jag tycker att det handlar om att minska avstånden mellan ledning och anställda, mellan idé och beslut och mellan beslut och genomförande. Vi har bland annat infört öppen agenda och öppna mötesanteckningar för ledningsmöten. Vi har också dörren öppen när vi har möte, vilket har varit otroligt intressant.

Jag har skrivit ett inlägg tidigare om öppenhet, transparens och varför det är så svårt att komma igång.

Följ även mitt projekt Öppet ledarskap.

Hur många ska sitta i en ledningsgrupp? Vilka bör sitta i en ledningsgrupp?

Så få som möjligt, för att vara effektivt. Men tillräckligt många för att besluten ska bli väl underbyggda och väl förankrade från start. 6-7 personer brukar vara en bra riktlinje för gruppstorlek, oavsett sammanhang. Är det fler än så bör man nog fundera över om man är rätt organiserade.

Jag tror att följande två kriterier är en bra utgångspunkt:

• chefer med personalansvar
• personer som har en nyckelroll
• personer med unik kompetens

[optin-monster-shortcode id=”ahucuamraluhlvd55fpt”]