GÄSTINLÄGG AV PONTUS LÖF. Detta är inlägg är ena halvan av en diptyk om sociala intranät. Läs även den andra halvan på Pontus hörna om hur du bygger ett socialt intranät på två dagar.
Alla organisationer med självaktning har ett intranät. Som VD eller chef ser du förmodligen intranätet som ett bra sätt att informera dina medarbetare om olika beslut, nya interna förordningar eller kommande händelser. Ofta sköter en central informationsavdelning innehållet på intranätet.
Problemen med dessa typer intranät är uppenbara. En intranätredaktör kan aldrig veta allt om verksamheten, eller representera de olika verksamhetsgrenarna. Det blir också lätt ledningens perspektiv. Det medarbetarna tänker eller känner kommer i andra hand.
Innehåll
Facebook har förändrat spelplanen
Idag använder hälften av Sveriges befolkning Facebook regelbundet. Och inte bara teknikkunniga unga, utan personer i alla åldrar delar med sig av sina liv på Facebook varje dag. Detta har betydelse för din organisation.
För det första har Facebook lärt oss vad det innebär att använda sociala medier. Vi har vant oss med att det går att göra statusuppdateringar, gilla saker och posta bilder. Vår förväntan på en webbplats har blivit högre. Vi förväntar oss att kunna interagera.
För det andra så har Facebook introducerat ett sätt att visa aktuella händelser som vida överträffar den förstasida som den mest arbetsamma av intranätredaktörer kan ta fram. Det handlar om flödet som utgör de länkar folk har delat, gillat eller kommenterat. Det är en form av kollektivt redaktörsskap som gör det möjligt att vaska fram guldkorn ur det stora informationsflödet, personaliserat utifrån användarens preferenser.
För det tredje så har Facebook gjort att vi pratar om jobbet med kollegor, vänner och familj på nätet. Dina medarbetare prata om din organisation på Facebook. Allt från missnöjda utrop, länktips som är yrkesrelaterat till allmänt samkväm mellan kollegor. Det pågår varje minut, alla dagar, året om. Det kan du aldrig stoppa, oavsett hur hårda riktlinjer för sociala medier du har eller vilka tekniska hinder din IT-avdelning upprättar.
Sociala intranät har varit den stora snackisen i informatörskretsar den senaste tiden. Väldigt förenklat handlar det om att medarbetare ska kunna använda organisationens intranät som Facebook: posta egna inlägg, svara på andras inlägg, kunna följa flödet av uppdateringar etc. För att du ska få en bild av vad det handlar om kan du titta på denna video som beskriver Örebro kommuns kommande sociala intranät:
Som jag beskrev ovan så tror jag spelplanen vad det gäller webb har förändrats. Min övertygelse är att organisationer inte längre har något val. Ett intranät måste vara socialt.
Men att jag tycker det spelar kanske inte så stor roll. Du kanske tycker detta är bortkastad tid – intranätet ska inte vara någon syjunta, där ska man hitta ledningsinfo, styrdokument och processbeskrivningar!
Låt mig försöka övertyga dig. Jag har sammanställt fem argument om varför din organisation bör satsa på ett socialt intranät.
1. Behovsanpassning.
En central del i ett socialt intranät är att innehållet som visas bygger på vad användarna skriver och gillar. Det är även möjligt att anpassa flödet av nyheter efter vad den aktuella användaren är intresserad av. Detta är speciellt nyttigt i stora organisationer som har många olika verksamhetsgrenar. Genom att användaren själv väljer vilka flöden som är intressanta att följa, blir intranätet mer behovsanpassat.
2. Engagemang.
Ett statiskt intranät där medarbetarna inte kan bidra på något sätt riskerar att bli tråkigt och förutsägbart. Med ett socialt intranät kan det bli roligare att använda intranätet, något som skulle göra intranätet mer välbesökt och kanske öka engagemanget för verksamheten.
3. Kompetensutveckling.
Kunskap är en färskvara och på nätet kommer varje dag ny kunskap i olika verksamhetsområden. Med ett socialt intranät kan eldsjälar i organisationen dela med sig av denna information till alla medarbetare.
4. Verksamhetsutveckling.
Dina medarbetare är intelligenta människor som varje dag funderar över hur verksamheten fungerar. Deras idéer om hur verksamheten kan förbättras kan vara nyckeln till hur din verksamhet ska lyckas. I bästa fall får du idag reda på dessa idéer utav någon i din ledningsgrupp, men troligare är att det stannar vid ett snack på fikarasten eller i värsta fall inte diskuteras alls. Med ett socialt intranät skulle du uppmuntra folk att komma med frågor, analysera ledningens beslut och tipsa om hur man kan förbättra verksamheten. Istället för en ilsken kommentar på Facebook, kan medarbetaren posta ett konstruktivt förslag på ert intranät.
5. Övning.
Sociala medier är här för att stanna. Om din verksamhet inte har en egen närvaro i sociala medier redan kommer ni att ha det inom kort. Att inrätta ett socialt intranät gör det möjligt för medarbetarna att ”träna” på sociala medier. Det skulle få den delen av din personal som ännu inte använt sociala medier att testa det och förstå vad det handlar om.
En brasklapp
Allt är inte guld och gröna skogar med ett socialt intranät. Att bygga ett socialt intranät är kostsamt. Inte bara rent tekniskt, utan också i arbetstid för alla medarbetare. För att ett socialt intranät ska bli lyckat krävs det att du och din ledningsgrupp helhjärtat ställer sig bakom införandet och att medarbetarna får tid och möjlighet att använda det nya intranätet.
Ett socialt intranät är inte heller någon mirakelkur. Det krävs att chefer är lyhörda och att medarbetarna vill lära sig nytt och dela med sig. En verksamhet blir aldrig bättre än personerna som befolkar den.
Detta låter ju bra, men vad händer med mitt ledningssystem och beslut som måste kommuniceras? Givetvis ska det inte bara finnas sociala funktioner på ett intranät. Matnyttig information, formulär för att beställa saker, ledningsinformation etc. har en plats även i ett socialt intranät.
Summa summarum
Givet att ni tar fram ert nya intranät med fokus på användarna och med ledningens stöd är jag övertygad om att såväl ledning som medarbetare vinner på det. Gör det hellre förr än senare, annars riskerar ni att hamna på efterkälken.