Jag får ofta frågor och hamnar ofta i diskussion kring personlig effektivitet, stress och hur jag prioriterar i mitt arbete. Både av människor jag träffar och i intervjuer som den här i tidningen Enklare vardag. Jag tror att det är ett ämne som de allra flesta funderar över, i alla fall ibland. Och behovet av personlig effektivitet ökar i takt med att man till exempel får mer ansvar i karriären, skaffar hus eller bildar familj.

Jag har varit intresserad av personlig effektivitet så länge jag kan minnas. Jag gör småjusteringar allteftersom och gör ibland lite större ändringar i hur jag jobbar. Jag har insett att det är en del saker jag återkommer till – år efter år. Så jag tänkte lite om det jag tror är de viktigaste grundstenarna i hur jag själv arbetar med min personliga effektivitet.

Princip 1. Strukturerade anteckningar: Allt referensmaterial samlat enligt kontext

Något annat som jag ständigt återvänder till är David Allens GTD-metod (“Getting Things Done”). Jag har läst boken flera gånger, både på engelska och på svenska och den har haft stor påverkan på mig. Jag har David Allens syn på listor i bakhuvudet hela tiden. Metoden går i korthet ut på att skriva ner alla sina måsten, borden, kansken och “skulla kunna:n” i listor. Alla dessa diffusa tankar är energiläckade och är en form av stress. Genom att skriva ner dem blir man av med dem – mentalt – och det sparar man tid på. Om man har för många oformulerade idéer och lösningsförslag i huvudet samtidigt så skapar det en form av stress, som man slipper med ett bra anteckningssystem.

[bctt tweet=”“För många oformulerade idéer och lösningsförslag i huvudet samtidigt skapar stress””]

Det här kan låta simpelt men det är enormt kraftfullt och genialiteten i Getting Things Done ligger mycket i hur de här listorna ska struktureras. En viktig utgångspunkt är att strukturera baserat på kontext snarare än på projekt. Många som gör listor lägger naturligt alla punkter som har att göra med köksrenoveringen i en lista och alla punkter som har att göra med semesterplaneringen i en annan. David Allen menar att kontexten ofta är viktigare än projektet. Så “besöka resebyrån” och “titta på köksluckor i butiken” ska ligga i en gemensam lista för “Saker att göra när jag är inne i stan”.

Jag arbetar idag med att ständigt och strukturerat (nåja) anteckna inte bara åtgärder, utan även idéer, tankar, inspirerande citat och bra tips. Det gör det lättare att ta tillvara på all input, vare sig den kommer från mig själv eller från andra. Anteckningarna avlastar mig mentalt eftersom jag inte känner att jag behöver hålla allt i huvudet. Jag slipper känslan av “vad var det nu jag skulle komma ihåg…”. Jag dumpar alla mina anteckningar i Evernote där jag har ett system av etiketter som avgränsar möjliga affärsidéer (såna har jag många) från citat, insikter ur artiklar och övriga noteringar.

Det är viktigt att skapa en naturlig struktur i anteckningssystemet. Och med naturlig menar jag att strukturen ska utgå från hur det naturligt är att använda anteckningarna. Jag brukar skriva en mening som sammanfattar idén/artikeln/tipset/citatet som rubrik på anteckningen, typ “Bra om att bygga kultur i startups” eller “Affärsidé: app för hemtjänst”. På så vis behöver jag i princip bara läsa själva rubrikerna för att få ett grepp om innehållet. Jag läser då och då igenom alla rubriker och tar tag i relevanta idéer och koncept när jag har tid för dem. Och jag kan alltid söka när det är en specifik anteckning jag behöver.

Allt som inte hör hemma på min åtgärds-lista hamnar i Evernote istället. På så sätt har jag skapat en effektiv metod för att strukturera mitt kreativa tänkande och alltid ha tillgång till det underlag jag behöver. Annars är det lätt att det ena eller det andra tar överhanden ‒ det blir “råa” kreativa inslag utan struktur alls, eller en så stark struktur att all kreativitet går förlorad.

Princip 2. Att sluta göra-lista

De flesta av oss fokuserar mycket på vad vi vill göra och uppnå, och nästan ingenting på sådant som vi egentligen inte vill göra alls. Därför har jag inte bara att göra-listor, utan även en “att sluta göra-lista”.

[bctt tweet=”Den viktigaste av alla dina att-göra-listor kan vara att-sluta-göra-listan. ”]

Tid är en begränsad resurs så man kan inte bara lägga till saker man vill göra utan att också fundera på vad man ska ta bort. Men för mig handlar det framförallt om att ta sina egna preferenser på allvar. Det finns saker man inte tycker är så roliga. Just de sakerna är också de man har en tendens att skjuta upp. Istället för att försöka disciplinera mig till att göra de här sakerna, så försöker jag hitta sätt att helt sluta med dem. Det man inte riktigt gillar tar energi och det som tar energi tar alltid också mer tid.

Det mesta som ligger på min att sluta göra-lista är saker jag helt enkelt inte tycker är roliga eller har insett inte fungerar för mig. Sådant som jag har en tendens att skjuta upp. Att slippa ha saker liggande som man vet att man måste göra, tar mental energi och minskar effektiviteten. När de ligger i till exempel inkorgen måste man också gång på gång scrolla förbi dem. Det tar en liten tidsenhet varje gång.

Man är bäst på det man gillar. Den allra bästa användningen man kan ha av sin egen tid är att göra det man är bäst på. Så att dels göra mer av det, dels medvetandegöra de saker man ska sluta med, är väldigt viktigt.

På min sluta göra-lista finns säkert ett 40-tal olika saker. Det är inte så att jag plötsligt bara kan sluta göra dem bara för att jag skrivit upp dem. Men att ha dem uppskrivna leder successivt mot att man gör mindre av det. Vissa punkter är sådant som jag kan sluta med omedelbart. Medan andra punkter kräver en del insatser ‒ som att hitta någon annan som gör det, eller hitta ett nytt verktyg/system för det, eller prioritera om på andra håll så det inte längre behövs.

Princip 3. Frågan bakom frågan

Jag rekommenderar att läsa den amerikanske författaren John G Miller. Trots att det han skriver om inte alltid handlar om effektivitet och produktivitet per definition, så fungerar hans teorier som en bra grund till djupare reflektion i ämnet. Han pratar bland annat om ”The question behind the question” ‒ när något dåligt händer är det lätt att tänka saker som ”Varför just jag?”, “Varför idag?” och “Varför blir det alltid såhär?”

Genom att fundera på sådana frågor missar man ofta frågan bakom frågan, nämligen: ”Vad kan jag göra just nu för att förändra detta?” För mig är den frågan själva kärnan i produktivitetskonceptet som sådant. Genom att ställa sig rätt fråga tar man makten över situationen istället för att vara ett offer för omständigheterna. Plötsligt blir det lättare att ringa in exakt vilken åtgärd som kan förbättra situationen.

Sammanfattning

Om man vill öka sin personliga effektivitet och minska sin stress tycker jag att man ska fundera över alla idéer man har i “pipen” och de löften man gett till människor omkring sig och till sig själv. Allt från ”jag borde diska” till ”i år ska jag öka omsättningen med femton procent”. De här löftena, idéerna och tankarna måste formuleras och sorteras för att du ska få en översikt och kunna göra medvetna mål:

  • Skriv ner. Sortera. Prioritera. Omförhandla med dig själv och människor omkring dig.
  • Tänk optimalt, inte perfekt!
  • Formulera även allt du inte ska göra.
  • Ställ rätt frågor ‒ The question behind the question.

 

Inspiration till detta inlägg

  • (15 års personlig produktivitetshacking)
  • Allen, David. Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin, 2002.
  • Enklare vardag, nr 1/2014. “Jag tillvaratar idéer och väljer bort projekt med hjälp av GTD-metoden”
  • Miller, John G. QBQ! The question behind the question: Practicing personal accountability at work and in life. Penguin, 2004.
Jag vill påskynda utvecklingen mot ett mer flexibelt, öppet och dynamiskt arbetsliv. Jag är entreprenör, föreläsare och digital affärsrådgivare. Från att ha jobbat i stora organisationer som PwC, Socialstyrelsen och Försvarsmakten, driver jag nu ett litet team där kultur och samhörighet byggs med digitala verktyg. Utan kontor och med spridning över fyra kontinenter samarbetar vi helt online. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.