Processkartläggning på övergripande nivå

Lästid: Cirka 3 minuter

Nu kommer nästa del av Christian Dahlströms intervjuer om Juristjourens införande av Lean.

Hej Erik Fors-Andrée, VD på Juristjouren. Vilka viktiga hållpunkter har ni haft i Lean-projektet sedan senast vi hördes?

Vi har gått vidare med kartläggningen av processer. Till förra personalmötet hade de två juristgrupperna och rådgivningsgruppen fått i uppgift att göra en kartläggning av hur Juristjouren ser ut på 10 000-metersnivån. Hur processerna ser ut för hela företaget. Varje grupp fick gå igenom sin syn på den här kartläggningen och hur de hade gjort. Det man kan konstatera är att det överlag finns relativt stor samsyn i hur det går till. Däremot är det intressant att varje grupp har haft mest detaljer på sin egen del av arbetsflödet. Juristgrupperna till exempel har sammanfattat hela rådgivningen med några få processteg, medan rådgivningen har sammanfattat hela juristernas jobb med bara några få processteg. De har en mycket, mycket större detaljkännedom om sin egen del. Det är ju i sig ganska självklart. Men det innebär också en risk att man så att säga förenklar andras jobb och tycker att ens eget är väldigt annorlunda.

Fanns det några andra skillnader? Det var den största skillnaden, sedan fanns det vissa avvikelser mellan grupperna. En intressant sak var att de två juristgrupperna hade lite olika synsätt på hur deras arbete går till. Man hade poängterat lite olika saker. Jag har för mig att till exempel arkivering var ett steg som den ena gruppen hade med men inte den andra. En annan otroligt intressant sak i alla de här modellerna var att de administrativa processerna och stödprocesserna var väldigt frånvarande. Nu har ju ingen av de som jobbar i administrationen varit med i de här tre grupperna. Men det är ändå fascinerande att man i så väldigt liten utsträckning ser administrationens olika steg och vad administrationen gör. Fakturering till exempel. Man redovisar ju sin tid hela tiden, följer upp hur mycket tid man lägger ned på en klient. Men hela ekonomihanteringen är någonting som bara fanns med som en ruta för ”Fakturering” alldeles i slutet på flödet. Under personalmötet tyckte vår ekonomichef att det inte riktigt är så det ser ut. Uppföljningen av den tid man lägger ner är något som man jobbar med fortlöpande under hela processen. En kommentar till det är att vår kartläggning nu handlar om hur det ser ut idag. Och uppenbarligen ser de tre grupperna på ekonomihanteringen som någonting som sker först med fakturan i slutet av processen. Om det uppfattas så måste vi ju förmodligen konstatera att det är så idag. Det är förstås inget idealläge. Man skulle vilja att faktureringen var mycket mer närvarande hela vägen, men tydligen är det inte så eftersom ingen har ritat in det.

På vilket sätt skulle den kunna vara närvarande hela vägen?
Man kanske skulle kunna ha tydligare faktureringsavstämningar med jämna mellanrum under ett ärende. Eller bara att den ritas in som en fortlöpande process som löper parallellt med den andra processen hela tiden. Men jag spekulerar bara… det här var inget vi diskuterade. Det kan säkert finnas lite olika varianter på det. Det är ett område att jobba på helt enkelt.

Hur har personalen reagerat på processkartläggningen? Har det känts värdefullt för dem tror du? Jag tror att det är blandat, att man ser värdet av det men inte i den utsträckningen som jag skulle vilja. Det är en bra bit kvar i förståelsen för vad det här faktiskt leder till. Jag tror att det blir lite ”Jaja, det här tar för mycket tid, kan vi inte göra något annat? Jag vill hellre debitera min tid än att sitta med det här”. Lite sådana uppfattningar.

Finns det några andra intressanta utmaningar som dykt upp under den här perioden? Nja, det är väl den här ständiga utmaningen som vi har diskuterat. Vi måste lyckas kartlägga hur det ser ut idag. Vi måste låta det ta tid. Samtidigt finns det en väldigt stor vilja att börja med förändringsarbete. Framförallt vissa personer vill dra igång, börja förändra. Det gäller att på något sätt lyckas genomföra hela kartläggningen utan att gå för snabbt fram, samtidigt som de personerna hålls tillräckligt motiverade för att förstå att förändringarna kommer.

Vad kommer hända nu efter kartläggningen av hela företaget? Nu går vi vidare med nästa nivå i kartläggningen. Det här var ju 10 000-metersnivån, där alla ska platsa in i samma karta så att säga. Vi går vidare nu med att titta på 5 000-metersnivån, det vi kallar för gruppnivå. Hur det ser ut i respektive grupp? Finns det några skillnader där i hur man gör? Varje grupp kommer titta på sig själva och sedan tar vi upp det på nästa personalmötet för att se vad de har kommit fram till.

De som läste det här ⬆ gillade också de här ⬇

Hittade inga inlägg.

Publicerat av Erik Fors-Andrée

Entreprenör, talare, utforskare, tänkare, upplevelse-junkie. Grundare gomonday.se. Boredom hurts my brain. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.

Dela med en vän eller kollega