En av diskussionerna på veckans ledningsgruppsmöte handlade om delaktighet och öppenhet. Hur kan vi ha större transparens i arbetet så att alla kan vara mer delaktiga i det arbete som ledningen gör? Vi har kommit fram till följande inriktning:

• Agenda för ledningsmöten ska bli tillgänglig för alla på Juristjouren innan mötet
• Protokoll från ledningsmöten ska finnas tillgänglig för alla
• I så stor utsträckning som möjligt ska dörren stå öppen under ledningsgruppens möten

När jag jobbade med webben och sociala medier såg jag det som självklart att förespråka en närmast total transparens. Det gör jag fortfarande, men jag ser också de svårigheter som det innebär. Det gäller att fortsätta tro på det även om man ser det från ett större perspektiv och får större förståelse för svårigheterna.

Förra veckan läste jag Hans Kullins krönika ”Den sociala vd:n – ledare även i sociala medier” och blev även intervjuad av Mats Liljerehn om delaktighet och sociala intranät. Samma dag skrev Mats Det krävs mod… Ska försöka sammanfatta min syn på det:

Vad innebär transparens och delaktighet?

Transparens för mig handlar om att säga som det är, dela med sig av sina tankar (redan innan de är färdigtänkta), bjuda in andra att vara med, vara öppen med vad som är på gång.

Delaktighet handlar om medverkan och möjlighet till medverkan. Delaktighet är inte att få veta vilka beslut som fattats, utan snarare att veta vilka frågor som det ska fattas om, för att på så sätt kunna delta. Ytterst handlar det om att fatta bättre beslut – för 30 personer tänker bättre än 5.

Varför är detta så svårt?

Precis som Sofia Mirjamsdotter skriver är det svårt att förstå hur någon kan vara EMOT öppenhet, ärlighet och rakhet. Men det finns flera saker som gör att delaktighet och transparens upplevs som svårt. Jag tror till och med att det ofta är av (måhända missriktad) välvilja som man i många företag inte är öppen och rak.

Här är ett antal saker vi diskuterat i vår ledningsgrupp kring öppenhet och delaktighet. Eftersom vi är överens om att vi vill ha större transparens och delaktighet så har vi pratat om de här sakerna mer som utmaningar än som problem:

1. Vissa frågor som diskuteras på ledningsnivå berör enskilda personer. Och ganska många frågor kan härledas till enskilda personer, i alla fall i en mindre organisation som vår. Transparens är positivt, men det får inte ”drabba” enskilda. Alltså undviker man att vara helt öppen.
2. Vissa frågor som diskuteras kan väcka starka känslor hos andra. Till exempel diskussioner om lönesättning, policies eller förändringar. Man är rädd att bara ordet ”lönesystem” i agendan ska räcka för att skapa oro. Därför undviker man att nämna det tills man hunnit prata om det.
3. Ledningen är inte alltid överens i alla frågor. Men man vill helst inte visa det. Alltså avstår man från att delge alla diskussioner fram tills att man enats eller fattat ett beslut.
4. Det uppstår lättare missförstånd i skriftlig kommunikation än i muntlig kommunikation. Och det är inte realistiskt att ta upp allt på möten.
5. Det innebär extra administration att vara öppen, bland annat protokollföring måste ske noggrannare för att till exempel undvika att utpeka enskilda eller att undvika missförstånd.
6. Ibland vill man helt enkelt kunna ge positiva överraskningar. Om årets julklapp till exempel berörs på ledningsgruppens möte – hur kul är det då om alla på företaget vet i förväg vad julklappen blir?
7. Det finns en risk att vissa frågor behandlas i separata möten utanför de ordinarie mötestiderna.

En backe att ta sig över

Jag tror som sagt på delaktighet och transparens. Och jag tror också att alla punkterna ovan kan hanteras.

Svårigheten ligger egentligen inte i de enskilda punkterna ovan. Utmaningen är att ta sig från en kultur med mindre öppenhet till en kultur med mer öppenhet. Det är en backe att ta sig över. Titta till exempel på punkt två igen. I en kultur där alla diskussioner förs öppet, skulle oro inte skapas lika lätt. Oron uppstår just för att man bara vet en väldigt liten del och känner att man inte vet tillräckligt. I forskningssammanhang talas det om att man måste normalisera förändringar.

Öppenhet i sociala medier

Förutom de skäl som Hans Kullin nämner till varför så få företag och VDar är öppna i sociala medier, så tror jag ett avgörande skäl helt enkelt är: Öppenhet i sociala medier förutsätter stor öppenhet och delaktighet internt.