Så får vi flyt i förändringsarbetet med Action Boards

Exempel på Action Board

Vi jobbar mycket med visualisering i arbetssättet, det vill säga att presentera arbetsmoment och uppgifter visuellt . Var och en av våra fyra grupper har varsin yta på väggen (not: en av dem har numera istället en bok). Där sätter de upp postit-lappar med förslag, idéer och åtgärder som ska genomföras. Det finns flera syften med visualisering:

  1. Det ger oss en gemensam bild av, det finns en gemensam överenskommelse om det som sätts upp.
  2. Det ger samordning inom gruppen. Man kan lätt hålla koll på vad som är på gång och man kan lätt sätta sig in i vad som sagts om man varit sjuk eller borta från kontoret.
  3. Det skapat delaktighet. De andra grupperna kan få en överblick över vad som är på gång.
  4. Det kräver mindre administration. Upprätta protokoll tar längre tid än att sätta lappar på en tavla. (Även om det förstås inledningsvis tar ett tag att vänja sig vid arbetssättet – det får man igen!)
  5. Det sätter fokus på genomförandet, att föra arbetet framåt. Det ska vara ett ständigt flöde av aktiviteter som går från pågående till klart.

Action Boards

Vi kallar tavlorna för Action Boards. Lean-tavla, projekttavla, uppgiftsvägg är andra namn, men jag tycker att det för tankarna åt fel håll. En lean-tavla säger inte mycket om vad tavlan är till för. Projekt-tavla tycker jag till och med är missvisande eftersom det ger intryck av det en samling projekt istället för mer konkreta åtgärder. Action Board säger precis vad det är, fokus är på handling och åtgärder!

En Action Board är en yta uppdelad i flera fält där ett team följer sina uppgifter från idé till genomförande.

Hur går mötet till?

Grupperna har lite olika arbetssätt. Men utgångspunkten är följande: Mötet vid tavlan ska vara kort. Gå igenom vad som gjorts sedan sist, vad som pågår nu, vad som ska göras till nästa gång, samt om det dykt upp några nya lappar som behöver diskuteras eller prioriteras.

Vad ska stå på tavlan?

Regel nummer 1 är att allt ska vara med. Idéer, förslag, tankar, infall, beslut, resultat från processkartor, det man kommit överens om och inte kommit överens om. När man pratar om saker vimlar det av “vi borde”, “man skulle kunna”, “jag tänkte”… Allt detta ska skrivas upp så kommer det att börja hända saker!

Fyra saker att tänka på vad gäller åtgärder på tavlan

  1. Det som finns på tavlans åtgärdsområden ska alla i gruppen vara överens om. Om åtgärder valts ut för att genomföras så måste det vara gruppens gemensamma beslut.
  2. Alla ska förstå och kunna förklara alla lappar  på tavlans åtgärdsområde. Det garanterar att punkt 1 är uppnådd, det är en förutsättning för delaktighet.
  3. Det ska vara åtgärder på tavlan, inte projekt. Se på en åtgärd som något som oftast genomförs utan uppehåll, av en person och som inte har ett exakt datum.
  4. Åtgärder som tas upp ska vara såna som gruppen själv kan lösa. Bara i väldigt speciella undantagsfall kan man sätta upp något som någon annan måste göra (de sakerna tas istället upp med den det berör).

Prioritering

Gruppen prioriterar själv bland förslagen och idéerna på sin Action Board. Punkter som berör andra grupper eller som kommer andra grupper till del, tas upp på personalmöte så alla har möjlighet att komma med synpunkter innan man börjar genomföra det. Tre kriterier som varit viktiga för att få prioriteringen att fungera är:

  1. Hur stor nytta uppgiften ger. Ju större nytta, desto högre prioritering.
  2. Hur lätt uppgiften är att genomföra. Ju lättare att genomföra desto högre prioritering. En lättare uppgift överväger en svårare, även om den svårare ger lite mer nytta.
  3. Hur pass överens vi är om uppgiften. Är vi inte överens om hur viktigt det är och hur det ska lösas eller, så blir det direkt nedprioritetat. Uppgiften får då tas upp igen vid senare möte. Eller så får man göra en separat uppgift för att utreda mer, till exempel “Ta fram för- och nackdelar med förslag x så att vi kan komma överens om vi ska genomföra det eller inte”.

Publicerat av Erik Fors-Andrée

Entreprenör, talare, utforskare, tänkare, upplevelse-junkie. Grundare gomonday.se. Boredom hurts my brain. Vill du prata mer? Du hittar mig på bland annat LinkedIn eller så kan du hitta en tid i min lunchkalender.