För snart två år sen började jag introducera lean på Stance (dåvarande Juristjouren). Den största utmaningen handlade om att skapa en kultur där medarbetarna själva i större utsträckning skulle delta i förändringsarbetet.  Vi hade workshops om filosofin bakom lean, började kartlägga våra processer och genomförde små förändringar på kontoret. 

”Slutade prata lean”

Ungefär ett år senare, nån gång förra hösten, slutade jag prata ”lean”. En orsak var att det kändes märkligt att prata lean när vi lagt processkartläggningen helt åt sidan. En annan orsak var att grundkoncepten hade satt sig – alla visste redan vad det handlade om. Det blev helt enkelt inte lika viktigt att använda begreppen från leanvärlden längre. De levde vidare av sig själva och det fortsatte att göras en hel del referenser till dem, trots att jag och ledningen inte längre använde dem.

Det var kul att se att tankesättet och teorin kring lean, med rätt små medel, kunde få så stort genomslag rent mentalt. Och de grundläggande arbetssätt vi bestämde oss för redan från början levde också vidare. Varje arbetsgrupp har en tavla för att driva förändringsarbete framåt på ett strukturerat, visuellt och lättillgängligt sätt. Tavlorna kallar vi action boards och de utvecklas kontinuerligt, nu senast förvandlades dem till digital form.

”Som att skjuta mot rörligt mål”

Men den kanske viktigaste orsaken till att jag slutade prata lean, var att jag prioriterade annat förändringsarbete. Vi har jobbat på djupet med vårt varumärke, bytt namn och stakat ut en tydligare riktning för framtiden. Jag tror, med facit i hand, att man ska införa lean först när man vet att man har en tydlig riktning att stå på och inte behöver genomföra alltför stora andra förändringar på samma gång.

Lean är i första hand en metod för förbättring, inte en metod för förändring. Lean fångar upp saker som kan förbättras i organisationen och trimmar in flöden mer och mer för att skapa högre och högre kundvärde. Men det förutsätter att marknaden, kunden och vilka värden man ska skapa för kunden, är väl definierat och inte alltför föränderligt. Annars blir det som att skjuta mot ett rörligt mål.

”Fokusera på mervärde istället för på slöseri”

Anhängare av lean får ibland försvara sig mot att lean uppfattas som en ”osthyvelsmetod”. Jag tycker att det i grunden är en väldigt felaktig uppfattning av lean att det bara skulle handla om att skära ner på kostnader, men det finns kanske skäl till att den farhågan ändå ofta uppstår? En av mina kollegor noterade tidigt under vår lean-resa att det vore bättre att fokusera på att skapa mervärde än att fokusera på att minska slöseri.

Lean är en värdefokuserad filosofi, det handlar om att identifiera och maximera kundvärde samt skapa ett mer meningsfullt arbete för medarbetarna. Ändå använder lean i stor utsträckning ”negativa” koncept. Man pratar mer om att minska slöseri än om att maximera nytta. Och man pratar om No blame istället för att till exempel prata om personligt ansvarstagande.